南京艺术学院档案馆以“管理升级、服务提质、安全增效”为目标，通过全链条管理、全方位服务、全流程安全三大体系建设，创新构建新时代高校档案工作高质量发展模式，为学校治理体系和治理能力现代化注入新动能。
一、创新全链条管理机制，构建现代治理体系
通过成立档案工作领导小组，建立覆盖“收集-整理-保管-利用”全生命周期的制度体系，形成责任、人员、范围、时效“四维一体”的闭环管理机制。创新实施“日周月季年”五级督导：每日台账记录实现过程留痕，每周系统巡查强化过程管控，每月进度通报实施预警提醒，季度专项督查推进问题整改，年度综合评估形成管理闭环。开发应用《归档移交、接收检查项目验收单》《档案移交接收登记表》等多项标准化工具，实行“双核双签”验收制度，建立“问题清单-整改通知-复核销号”的闭环整改机制，实现归档及时率100%、整改合格率100%。
二、筑牢全流程安全防线，构建多维安防体系
构建“人防、物防、技防”三位一体安防体系，建立三级安全责任网络，创新实施“三审三查”制度（入库审查、使用审查、外借审查；日常巡查、专项检查、随机抽查）。开发智能档案库房管理系统，实现温湿度自动调控、消防预警实时响应、电子巡更全程记录。重要档案查阅填报《重要档案查阅审批表》，实行“审批留痕”，确保档案实体与信息安全“零事故”。
三、打造全方位服务体系，构建智慧档案生态
推进“AI+档案服务”改革，建成覆盖全校的档案信息服务平台，实现“一网通办”式服务。创新“四端协同”服务模式：PC端全流程线上办理、移动端掌上查档、自助终端7×24小时服务、实体窗口个性化接待。深度集成OA、教务、科研等业务系统，建立智能预归档机制，电子档案自动抓取率达85%。完善数字化加工，完成年均20余万幅档案数字化工程。
通过实践，档案馆管理效能显著提升，年归档量增长45%。未来将继续深化“收、管、存、用”数据化转型，打造具有示范效应的新时代高校智慧档案馆。
