工作流程 |
| 详细说明 |
收集应归档的文件材料 | …… | 按照《南京艺术学院归档范围和保管期限表》，齐全完整地收集本单位应归档的文件材料。 |
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定 件 | …… | 根据《南京艺术学院〈归档文件整理规则〉实施办法》要求，准确定件。 |
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分类、划分保管期限 | …… | 按照《南京艺术学院归档范围和保管期限表》分类，划分保管期限。 |
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排 列 | …… | 按照事由及文件材料重要程度，结合时间顺序排列。 |
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档案实体审核 |
| 将初步收集整理好的归档文件交档案馆进行审核。 |
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编号、盖归档章 | …… | 通过初审后，在文件的首页上端居中的空白位置处盖归档章，用碳素墨水依次填写归档章项目。 |
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扫描 |
| 拆除易锈金属物，修整破损文件材料，将归档文件交给校综合档案室进行统一数字化扫描。 |
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装 订 | …… | 扫描完成后，用不锈钢订书钉或棉线左侧装订，做到左、下侧对齐。 |
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编 目 | …… | 在档案管理系统中准确输入件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目，并上传对应的原生电子文件。扫描件由校综合档案室统一批量上传。 |
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装 盒 | …… | 各归档单位按件号顺序装盒后移交档案馆。 |
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移交其他载体的档案 |
| 按要求移交照片档案、视频档案等其他载体的档案。 |
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填写备考表 | …… | 兼职档案员填写备考表，并在整理人处签名，检查人由部门分管档案工作的负责人审查后签名。 |
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填写移交接收登记表 | …… | 应及时在档案移交接收登记表上登记，且签字手续完备。 |
