每个活动分别放一个文件夹，每个活动挑选几张有代表性的照片存档，一般不少于3张不大于10张，然后把每个活动的目录录入照片档案临时库中。在档案网络管理系统中输入目录时：一级目录为2014、二级目录I+部门代号、三级目录1，实体分类号2014-I+部门代号，件号1.0001开始，题名输入照片的题名，人物输入照片事件的主要人物（具体人物名称比较多的需在单张照片的文件名上标注），日期为照片拍摄日期，张数为文件夹内照片的张数，备注I。照片有相关新闻稿的上传至照片档案目录的全文中。
照片文件夹的命名统一格式：档号+时间+事件名称，例如将文件夹命名为：
2014-IDYB1-1.0001 20140302学校新标志百年校庆标志设计工作专题会
（注意档案、时间、事件用一个空格隔开，另外注意时间不要加小数点）
请各部门将发给你们的宣传部帮助拍摄的照片与自己手边保存的照片进行比对，查漏补缺，如果发给你们的照片中有的不是你们部门的活动照片请不要直接删除，，由档案馆统一移至其他部门档案中进行归档。